嚴(yán)格地說(shuō),自從企業(yè)策劃內(nèi)控戰(zhàn)略開始,就可以看作是進(jìn)入了內(nèi)控作業(yè)的實(shí)施階段,這里指的是具體實(shí)施內(nèi)控作業(yè)階段。內(nèi)控作業(yè)的內(nèi)容主要包括:
1.制定企業(yè)內(nèi)控管理程序,或者運(yùn)營(yíng)管理程序
內(nèi)控的實(shí)質(zhì)就是法制化、程序化管理。內(nèi)控管理程序與傳統(tǒng)的企業(yè)管理程序的最大區(qū)別是以系統(tǒng)的方法設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程并且事前就充分考慮規(guī)避各種潛在的管理風(fēng)險(xiǎn)。因此,內(nèi)控部門在組織各職能部門編制內(nèi)控管理程序時(shí)應(yīng)當(dāng)首先對(duì)所有的業(yè)務(wù)流程中存在的各種潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估并且在程序設(shè)計(jì)中予以規(guī)避。這里包括組織牽制、授權(quán)系統(tǒng)確定、政策規(guī)定等等。制定企業(yè)內(nèi)控管理程序應(yīng)當(dāng)充分考慮與企業(yè)現(xiàn)有的質(zhì)量管理體系的兼容問(wèn)題。
2.評(píng)估檢查企業(yè)的授權(quán)管理系統(tǒng)
任何一家企業(yè)無(wú)論是否有內(nèi)控管理,一定存在一套授權(quán)管理系統(tǒng)。但問(wèn)題是這些存在的授權(quán)管理系統(tǒng)是否科學(xué)、清晰合理,是否存在越權(quán)和越級(jí)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。這就需要內(nèi)控專業(yè)人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)估并提出修改調(diào)整意見。內(nèi)控人員需要與公司的CEO、CFO以及人力資源部和各業(yè)務(wù)部門共同合作,對(duì)現(xiàn)有的崗位職責(zé)進(jìn)行調(diào)整。崗位職責(zé)在內(nèi)控管理中屬于一般授權(quán)管理。建立臨時(shí)特別授權(quán)管理制度。
3.潛在利益沖突調(diào)查
為保證內(nèi)控管理的組織牽制原則得到有效的實(shí)施,當(dāng)前的主流非家族經(jīng)營(yíng)管理的企業(yè)通常需要在處理日常業(yè)務(wù)中避免產(chǎn)生雇員與企業(yè)發(fā)生利益沖突的情況。為此,企業(yè)內(nèi)控管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況設(shè)計(jì)一套利益沖突調(diào)查文件并提出規(guī)避潛在利益沖突發(fā)生的具體措施。然后組織下屬企業(yè)開展全面的利益沖突調(diào)查,最后根據(jù)調(diào)查結(jié)果提出處理意見,包括替代控制措施。
4.編制年度內(nèi)控審計(jì)指導(dǎo),實(shí)施內(nèi)控審計(jì)
無(wú)論是內(nèi)部審計(jì)還是內(nèi)控審計(jì),都應(yīng)當(dāng)在審計(jì)前制定審計(jì)指導(dǎo)。編制審計(jì)指導(dǎo)應(yīng)當(dāng)依據(jù)一般內(nèi)部審計(jì)準(zhǔn)則要求結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況和需要編制。具體的審計(jì)項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)按照內(nèi)控五要素(內(nèi)控框架)進(jìn)行分類。這里需要再次強(qiáng)調(diào),內(nèi)控審計(jì)和傳統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)在審計(jì)范圍上不同,包括了財(cái)務(wù)之外的其他運(yùn)營(yíng)管理工作,如職工安全與環(huán)境保護(hù),質(zhì)量管理和生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)管理,6S管理,6西格瑪管理、精益生產(chǎn)等內(nèi)容,因此,在設(shè)計(jì)內(nèi)控審計(jì)指導(dǎo)時(shí)應(yīng)當(dāng)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行充分的合作,保證審計(jì)項(xiàng)目和審計(jì)資源配置的合理性。為便于對(duì)各下屬企業(yè)的內(nèi)控管理進(jìn)行客觀橫向比較,內(nèi)控審計(jì)指導(dǎo)可以同時(shí)附帶建立評(píng)分系統(tǒng)。這樣,內(nèi)控審計(jì)人員在審計(jì)檢查過(guò)程中可以提出客觀科學(xué)的評(píng)價(jià)結(jié)果。
在完成對(duì)所有下屬公司的年度審計(jì)后,內(nèi)控管理人員就可以對(duì)各企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行量化分析比較,為分析企業(yè)的管理風(fēng)險(xiǎn)提供客觀依據(jù)。內(nèi)控審計(jì)指導(dǎo)應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)變化情況,定期進(jìn)行調(diào)整更新。實(shí)施年度內(nèi)控審計(jì),通?梢砸笙聦倨髽I(yè)內(nèi)控人員參加,通過(guò)交叉審計(jì)對(duì)下屬企業(yè)內(nèi)控人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
5.組織風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
控制管理風(fēng)險(xiǎn)是內(nèi)控的根本目的。因此,企業(yè)內(nèi)控部應(yīng)當(dāng)定期對(duì)各下屬企業(yè)的管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)當(dāng)事先進(jìn)行全面的規(guī)劃。包括確定風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的對(duì)象(各種業(yè)務(wù)程序和處理環(huán)節(jié)),風(fēng)險(xiǎn)種類的確定,風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的評(píng)定,評(píng)估人員的組成,評(píng)估表格的設(shè)計(jì),評(píng)估結(jié)果分析等。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是開展內(nèi)控工作的基礎(chǔ),也是制訂內(nèi)控管理程序的重要依據(jù)。各個(gè)企業(yè)由于所處行業(yè)不同,地域不同,競(jìng)爭(zhēng)程度不同,產(chǎn)品種類不同,其管理風(fēng)險(xiǎn)也有很大的不同。突出重點(diǎn),抓住高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目,是平衡企業(yè)控制風(fēng)險(xiǎn)和投入成本的重要手段。
6.內(nèi)控問(wèn)題調(diào)查(ICRQ)
為保證企業(yè)內(nèi)控管理得到有效執(zhí)行,各企業(yè)的下屬機(jī)構(gòu)除了要接受總部的內(nèi)控審計(jì)和外部審計(jì)外,還應(yīng)當(dāng)定期或不定期舉行自我檢查。自我檢查的主體是各分、子公司總經(jīng)理和各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。分、子公司的內(nèi)控管理人員牽頭組織實(shí)施?偛?jī)?nèi)控部通常應(yīng)當(dāng)根據(jù)上年度審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,結(jié)合最新企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)變化情況等,編制企業(yè)年度內(nèi)控問(wèn)題調(diào)查提綱發(fā)給各分、子公司供其參考。分、子公司內(nèi)控人員可以根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況和需要,對(duì)自查內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。企業(yè)內(nèi)控問(wèn)題調(diào)查表,應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)變化情況和以前年度審計(jì)發(fā)現(xiàn)的普遍弱點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整。
7.舞弊案件調(diào)查
舞弊問(wèn)題對(duì)企業(yè)造成的損失是造成企業(yè)效益下降甚至導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)的重要原因。因此,預(yù)防舞弊風(fēng)險(xiǎn)當(dāng)然也就成為企業(yè)內(nèi)控管理的主要內(nèi)容。舞弊問(wèn)題產(chǎn)生的后果,通?梢杂秘泿艛(shù)量來(lái)反映。舞弊損失數(shù)量是企業(yè)內(nèi)控管理工作績(jī)效考核的重要指標(biāo)。內(nèi)控人員應(yīng)當(dāng)定期或不定期對(duì)企業(yè)發(fā)生的舞弊案件進(jìn)行調(diào)查并分析匯總舞弊發(fā)生的原因,為管理者采取預(yù)防措施提供依據(jù)。對(duì)于國(guó)內(nèi)企業(yè),特別是國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō),舞弊案件通常由監(jiān)察部或紀(jì)檢委負(fù)責(zé)調(diào)查。但是,對(duì)于沒有這些機(jī)構(gòu)的外資企業(yè)或上市公司來(lái)說(shuō),就需要由內(nèi)控部和內(nèi)控人員介入調(diào)查。內(nèi)控部每年應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)發(fā)生的舞弊情況進(jìn)行匯總分析并為管理層提出相應(yīng)的預(yù)防措施。
8.評(píng)價(jià)考核內(nèi)控工作
評(píng)價(jià)考核企業(yè)內(nèi)控人員的工作包括兩部分。首先是內(nèi)控人員績(jī)效完成情況。根據(jù)每年與內(nèi)控人員簽定的績(jī)效協(xié)議,對(duì)其工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià);其次,對(duì)內(nèi)控管理完成好的企業(yè)內(nèi)控人員進(jìn)行表彰。為保證內(nèi)控人員工作的相對(duì)獨(dú)立性和權(quán)威性,內(nèi)控部將對(duì)下屬分、子機(jī)構(gòu)的內(nèi)控人員招聘和解雇提出意見。
9.參加公司董事會(huì)會(huì)議
對(duì)下屬企業(yè)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)在執(zhí)行內(nèi)控政策和遵循授權(quán)管理方面的情況提出獎(jiǎng)懲建議 。
參加公司的重要決策會(huì)議,對(duì)重大項(xiàng)目實(shí)施提出管理風(fēng)險(xiǎn)控制方案。例如內(nèi)控先行的概念。眾所周知,萬(wàn)丈高樓平地起,無(wú)數(shù)失敗的案例表明,造成一個(gè)好項(xiàng)目日后失敗的眾多原因中,沒有預(yù)先建立嚴(yán)格的內(nèi)控體系并按照程序規(guī)定操作是其中最重要的原因。
10.組織保險(xiǎn)業(yè)務(wù)
購(gòu)買企業(yè)保險(xiǎn),除了能夠彌補(bǔ)各種突發(fā)事件給企業(yè)造成的損失外,同時(shí)也具有預(yù)防管理風(fēng)險(xiǎn)的作用。要做好企業(yè)內(nèi)控工作,除了利用內(nèi)部資源外,保險(xiǎn)業(yè)務(wù)也可以成為促進(jìn)企業(yè)內(nèi)控管理的有效工具。如何選擇購(gòu)買保險(xiǎn)項(xiàng)目,如何事先準(zhǔn)備預(yù)防保險(xiǎn)事故發(fā)生以及如何準(zhǔn)備保險(xiǎn)索賠資料等,都和企業(yè)內(nèi)控管理有重要的關(guān)系。
11.培訓(xùn)企業(yè)高級(jí)管理人員
內(nèi)控工作的一個(gè)重要內(nèi)容就是培訓(xùn)企業(yè)高級(jí)管理人員,特別是財(cái)務(wù)總監(jiān)。實(shí)踐表明,有財(cái)務(wù)背景的專業(yè)人員在得到內(nèi)控審計(jì)培訓(xùn)后,通?梢院芎玫貏偃纹髽I(yè)財(cái)務(wù)總監(jiān)的工作。從事過(guò)一定時(shí)期的內(nèi)控審計(jì)工作后,通常就有機(jī)會(huì)得到作為一名合格財(cái)務(wù)總監(jiān)所需要具備的許多條件。比如良好的職業(yè)道德、敏銳的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、出色的溝通技巧、較多的處理疑難問(wèn)題的經(jīng)驗(yàn)等等。
12.內(nèi)控工作報(bào)告
企業(yè)內(nèi)控部工作報(bào)告對(duì)象將包括董(監(jiān))事、CEO和總經(jīng)理等人。內(nèi)控工作報(bào)告有定期和非定期兩種。定期報(bào)告主要是定期分析企業(yè)總體內(nèi)控狀況,當(dāng)前存在的高風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題,各種審計(jì)結(jié)果,以及針對(duì)薄弱問(wèn)題提出的改進(jìn)意見和建議。好的內(nèi)控人員可以成為企業(yè)董事長(zhǎng)、CEO的安全事務(wù)助理。
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